Jenže ono se tak ne vždy stane. Takže nezbývá, než začít problémy řešit. Jenže jak, když neznáme příčinu problému?

Pomoct může technika 5W (5 Whys) – 5 Proč.

Jedná se o techniku vyvinutou ve firmě Toyota jako součást školení zaměřeného na řešení problémů.

Pět proč by mělo být použito pokaždé, když se vyskytne neočekávaný problém, ať už jde o selhání marketingového programu, problém v kanceláři nebo chybu při vývoji. Tato technika se dá použít na technické ale stejně tak i lidské problémy. Je to skvělá metoda na odhalení skutečně prvotní příčiny daného problému.

V podstatě jde o jednoduchou věc. Postupným opakováním otázky Proč… se od aktuálního projevu problému dostaneme až k jeho příčině, kterou stačí opravit a problém je vyřešen. Otázek přitom nemusí být nutně pět.

Pozvěte všechny, kterých se daný problém nějak dotýká na poradu. Potom je na čase zeptat se pětkrát proč. Tyto otázky vás postupně navedou k řešení.

Ptát se správně není tak snadné, jak by se mohlo zdát. Důležité je vybrat správně první otázku a nevydat se všemi možnými cestami. Jde o to vybrat si cestu, která je nejkratší a vygeneruje co nejméně potřebných kroků k nápravě.

Inspirovat se, jak na to, můžeme konkrétně ve firmě Toyota:

1. Proč mělo 10 dílů menší průměr oproti ostatním?

- Protože je technik vyrobil vadné.

2. Proč to udělal?

- Chyboval při měření.

3. Proč chyboval?

- Po přestávce si špatně nastavil přístroje.

4. Proč se to stalo?

- Nevšiml si usazenin na měřidle, které ovlivnilo správnost měření.

Jak jsem již psala výše, techniku lze použít nejen ve výrobě ale i v kanceláři… Jak se dotazovat v tomto případě?

1. Proč spadl systém?

- Protože naše databáze přestala pracovat.

2. Proč přestala databáze pracovat?

- Protože bylo zadáno příliš mnoho dotazů.

3. Proč bylo zadáno příliš mnoho dotazů?

- Databáze nebyla na takovou zátěž testována.

4. Proč jsme netestovali takovou zátěž?

- Takový test v našem vývojářském procesu chybí.

5. Proč v procesu takový test chybí?

- Prozatím nebyl potřeba. Nyní je tomu ale jinak…

Jakmile najdete příčinu nebo motivaci určitého chování, hned víte, co musíte vyřešit. Následně se stačí dohodnout na postupu řešení. A je po problému.

Sandra Špačková
zdroj: americká magazín pro manažery Fast Company